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夏こそスッキリ!

2017.08.24 更新 ツイート

「脳みそで抱え込まない、出す、そして引き出す」が仕事スッキリのコツ!佐々木俊尚

 仕事をスッキリさせるためには、頭の中に溜まっているもろもろのモノを、どんどん外に出してしまう。自分の脳みそで抱えない。そして外に出したモノは、あとからすぐに再利用できる形にしておく。この一連の流れを、作ってしまうことです。

 いまの時代にはクラウドのサービスが超充実しているので、とても簡単です。グーグルが特に充実していて、GmailやGoogle Calendarを使っている人は多いでしょう。スケジュールは決まった瞬間に、Google Calendarなどのスケジューラーに入力してしまう。

 Google Calendarに、やるべき仕事(タスク)を入力して管理することもできます。ただ私はこれはあんまりお勧めしません。普通のスケジュールとタスクを混ぜると、数が増えるにつれて非常に見にくくなってしまう。なのでタスク管理は別のアプリを使います。私が愛用しているのは、Wunderlist。高機能だけど非常に使いやすく、シンプルに使おうと思えば、余計なことはしないでシンプルにできる。

 メールはどうでしょうか。メールも、なるべくすぐに返事して溜め込まないのが大事です。

 ただ、メールはちょっと堅苦しい。「◯◯様」と文頭に書かれていたら、同じように「◯◯様」と返さないといけない。「様」が「さま」になってたら、こっちも合わせて「さま」にしたりとか、細かいエチケットがあれこれある。もっと言うと、新たに誰かにメールしようとする時、メールアドレスを探すのが面倒だとか、ccをつけてグループでやりとりしてるとややこしいとか、古いインターネットのツールであるメールは使いづらいことが多いのです。

 なので私は、相手が許してくれればなるべくfacebookのメッセージでやりとりするようにしています。いちいち「様」や「さま」をつけなくてもオッケーという文化だし、グループメッセージも非常に簡単で、相手のアカウントも見つけやすい。

 誰かとのやりとりだけではありません。学んだことも、全部頭の外に出して、クラウドに置いてしまいましょう。書籍を読んでいると、「ここ気になるなあ」と言う部分が必ず出て来ますが、覚えておくのはたいへん。付箋を貼る方法もありますが、後からチェックするのがこれまた面倒です。

 電子書籍のKindleだと、ハイライトという蛍光ペンのような機能があります。これをメモに使ってどこかにコピーアンドペーストすれば良いのですが、電子ペーパーのKindleリーダーやパソコンのKindleアプリではコピーができない。著作権侵害を防ぐためじゃないかと思うのですが、実はiOSとAndroidのスマホアプリでは、コピーができる。

 これを知ってからは、電子書籍はKindleリーダーではなく、タブレットやスマホで読むようにしています。保存したい文章があったら、指でドラッグしてハイライトし、プルダウンメニューから「コピー」を選びます。その場でアプリを、メモ帳などに切り替えます。私はさまざまなOSに対応しているサードパーティーアプリの「Simplenote」を愛用しています。クラウドとの同期がとても素早く、軽快で、何と言っても無料。アプリをSimplenoteに切り替えて、ペーストするだけでKindleの文章をそのまま保存できます。メモのタイトルは、書籍の題名にしておきます。ついでに感じたことなども、ちょこっとメモしておくのもいい。こうすれば、後からいつでも読んだ本の文章や感想をデジタルデータで引っ張り出すことができます。ただし際限なくコピーできるわけじゃなく、書籍によってコピーできるテキスト量の上限が決められているのでご注意を。

 このSimplenoteは使いやすいので、日常のちょっとしたことをメモしておくのにも最適。私は電車の乗り換え案内にはNAVITIMEというアプリを使っていますが、「メール送信」というメニューを使うと、テキストにして乗り換え順を表示してくれる。これをコピーアンドペーストして、Simplenoteに貼り付けておけば、電波の届きにくい場所でも常に乗り換え順を参照できます。出演するイベントの進行表や、執筆する原稿の依頼文や、気になる映画や書籍のタイトルも、なんでもかんでもSimplenoteに書き付けておく。

 そうするとメモが大量になってしまって、後から参照しにくくなる心配も出て来ます。なので大事なのは、終わったメモはすぐに削除すること。目的地に到着したらすかさず乗り換え順のメモは消し、イベントが終わって原稿が書き上がったら、それらのメモも削除する。そうやってメモの断捨離を不断に続けていくことで、メモのインフレーションは避けることができるのです。

 頭の中のアイデアも、新しく学んだことも、やらなければならない仕事の管理も、常にすべて頭から追い出して、クラウドに置いておく。そうすれば常に頭の中はスッキリし、その瞬間に集中することができるようになりますよ。

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夏こそスッキリ!

夏に身のまわりをスッキリさせる特集です。

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佐々木俊尚 作家・ジャーナリスト

新聞記者時代、著者の人間関係は深く、狭く、強かった。しかしフリーになり、リーマンショックと東日本大震災を経験して人とのつながり方を「浅く、広く、弱く」に変えた。その結果、組織特有の面倒臭さから解放され、世代を超えた面白い人たちと出会って世界が広がり、妻との関係も良好、小さいけど沢山の仕事が舞い込んできた。困難があっても「きっと誰かが少しだけでも助けてくれる」という安心感も手に入った。働き方や暮らし方が多様化した今、人間関係の悩みで消耗するのは勿体無い! 誰でも簡単に実践できる、人づきあいと単調な日々を好転させる方法。

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