エグゼクティブたちが手放さなかった伝説の敏腕秘書、フラナガン裕美子さん。
フラナガンさんの経験をもとに綴られた、上司からの信頼を得られて効率も上がる仕事のコツをまとめた『伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術』が発売となりました。刊行を記念して、本の読みどころを一部ご紹介します。
第3回は、上司から急ぎの仕事を頼まれたとき。「完璧」に固執するのではなく、まずは「現時点でのベスト」を目指す大切さについてお教えします。

イラスト/田渕正敏


 最初から完璧を求めた仕事をすると、往々にして時間がかかり過ぎてしまうことがあります。

 例えば、上司から「今すぐ資料が欲しい!」と言われた場合、一番大切なのは「今すぐ」という時間です。そして同じくらい大切なのが「正確」ということ。となると、この場合必要な行動は、完璧をまず横に置いておき、「ざっくり」「正確」な資料を集めて、「今すぐ」提出することですね。

 ですが、「今すぐ」という言葉に動揺して、あたふたしてしまうと、パニックで思考停止状態になり、ミスも発生してしまいます。ここはあくまでも落ち着いて、自分への目安として「5分以内での対応」を心がけてみて下さい。

 何故最初から完璧を目指さないかというと、正確と時間は重要ですが、「完璧」の尺度は人によっても違うからです。自分の「完璧」が、上司や他の人の「完璧」ではない場合、「何で時間ばかりかかるんだ」ということにもなりかねません。つまり、完璧を目指すよりも、「現時点でのベスト」な情報とともに、完璧なものならばいつまでに提出できますという報告を5分以内にすることが大切なのです。

 上司が一番嫌がるのは、部下から反応がないことです。なぜならそれは、先の見通しが立たないから。このことを理解していれば、次回からはあなたも上司を満足させる仕事ができること間違いなしです。

 

□自分スタンダードの「完璧」への固執は、仕事のスピードを鈍らせる

 

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