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2016.06.20

仕事は3つに振り分け、スケジュールには3割の空きをつくる

佐藤 オオキ

仕事は3つに振り分け、スケジュールには3割の空きをつくる

仕事のスピードと質を劇的にアップし、成果につなげる秘密を解き明かした『400のプロジェクトを同時に進める 佐藤オオキのスピード仕事術』。第3回は、仕事の優先順位の付け方のコツです。いまあなたが抱えるさまざまな仕事、どうやって優先順位をつけていますか?

 

 

 仕事に優先順位をつけるといっても、400超のプロジェクトの仕事一つずつに順位をつけようとすれば、頭がパンクしてしまいます。仕事の管理が手間のかかる業務になってしまってはスピードは上がりません。

 ですから、私は仕事を大きく3つに分けるようにしています。仕事の管理にはスマートフォンのTo Doアプリを使っているのですが、フォルダは「Now」「Later」「Maybe」の3つだけ。

「Now」には3日以内程度のスパンでやるべきことを入れておきます。

「Later」に入るのは、切迫感はないけれど、放っておくと危機的な事態を招く可能性がある仕事です。3つのフォルダの中でも、最も幅広い項目が入っています。

 そして「Maybe」には、やってもやらなくても大丈夫だけれど、それをやることによって長期的にメリットがありそうなこと、少しでも暇な時間や余力があったら取り組みたいことなどを入れています。

 こうしてざっくり仕事を分けておけば、あとは時間的余裕があまりない「Now」のフォルダの中にある項目についてだけ優先順位を考えればいいわけです。「Later」や「Maybe」フォルダにある仕事に時間を費やす必要はありません。

 仕事を着実にこなすには、スケジュールに余裕を持たせることも重要なポイントです。

 仕事をしていれば、急ぎの依頼が入ったり、トラブルが発生して対処に時間を取られたりといったことは必ず起きるもの。スケジュールをすきまなく埋めていると、こうした突発的な事態が起きたとき、その後の予定がすべて台なしになってしまいかねません。

 私の場合は、仕事にあてられる時間のうち、3割程度をバッファとして空けておくようにしています。これくらいの余裕を持っておけば想定外の出来事に慌てることはなくなり、仕事のペースが乱れることもありません。

 

※第4回「やりかけた仕事は必ず終わらせる」は、6月23日公開予定です。

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